instrukcje

Czym są konkursy ofert?

Organy administracji publicznej mogą zlecać organizacjom pozarządowym oraz podmiotom wymienionym w art. 3 ust. 3. Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. 2003 nr 96 poz. 873) realizację zadań publicznych. Zlecenie takie może mieć formę wspierania lub powierzenia wykonania zadań i odbywa się po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert, chyba że przepisy odrębne przewidują inny tryb zlecania. Wspieranie zadań to ich dofinansowanie (dotacja poniżej 100% kosztów zadania) natomiast powierzenie zadań polega na finansowaniu całości kosztów realizacji zadania.

Konkurs służy wybraniu najlepszych ofert (najlepszego sposobu) realizacji zadania tak, by zapewniona była wysoka jakość wykonania danego zadania, transparentność , oszczędność i celowość wydawania środków publicznych.

Zarząd Województwa Łódzkiego co roku ogłasza otwarte konkursy ofert na realizację zadań w różnych obszarach. Szczegóły wymagań wobec podmiotów zainteresowanych realizacją zadań podawane są każdorazowo w ogłoszeniach o konkursach.

Złożone oferty podlegają sprawdzeniu pod kątem spełniania wymogów formalnych następnie kwestie merytoryczne opiniuje specjalnie powołana komisja konkursowa. Na podstawie opinii komisji Zarząd Województwa Łódzkiego podejmuje decyzje o udzieleniu dotacji na realizację zadania.

Wspieranie oraz powierzanie zadań może także nastąpić na zasadach i w trybie przepisów o partnerstwie publiczno-prywatnym albo na podstawie umów międzynarodowych, jeżeli na realizację określonego zadania publicznego będą przekazywane niepodlegające zwrotowi środki ze źródeł zagranicznych.

 

Przebieg procedury konkursowej

Dla łatwiejszego zrozumienia wszystkich kroków zarówno po stronie administracji jak organizacji opracowaliśmy graf obrazujący jak krok po kroku przebiega typowy otwarty konkurs ofert.

 

Składanie oferty

Wszystkie oferty składane w otwartych konkursach powinny być zgodne z obowiązującym wzorem z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. poz. 1300).

 

Rozliczenia

Wszystkim beneficjentom  zalecamy uważne przeczytanie całości umowy przed rozpoczęciem realizacji zadań.

Na co zwrócić szczególną uwagę?

  • terminy realizacji zadania określone w harmonogramie (wszelkie faktury oraz płatności muszą być poniesione w trakcie realizacji zadania lub nie będą uznane za koszty kwalifikowalne)
  • pozycje kosztorysu (najpoprawniej jeśli tytuł faktury i pozycja w kosztorysie są tożsame)
  • wszystkie rachunki oraz faktury powinny mieć adnotację "zapłacono" (sformułowanie "płatność gotówką / przelewem" nie przesądza o poniesieniu danego kosztu) albo być dodatkowo zaopatrzone w odpowiedni druk Kasa Przyjęła (KP) lub potwierdzenie wykonania przelewu za fakturę z rachunku beneficjenta - ponownie bardzo istotny jest termin wykonania płatności

Organizacje oraz podmioty, które otrzymały dotacje są zobowiązane do informowania o tym fakcie. Jak zrobić to poprawnie wyjaśniamy w Wytycznych  nt. obowiązków informacyjnych. 

 

Wolontariat w ofertach:

Dla szerszej wiedzy o specyfice wolontariatu polecamy broszurę ministerialną.

Jeśli organizacja nie posiada własnego wzoru umowy wolontariatu polecamy spojrzenie na pozytywnie zaopiniowany przez Biuro prawne Urzędu Marszałkowskiego przykład takiego dokumentu

Zawsze podczas realizacji projektu należy zadbać o prawidłowe udokumentowanie  pracy wolontariuszy oraz członków organizacji świadczących pracę społeczną. Dokumentacja tego rodzaju będzie konieczna dla rozliczenia dotacji.  Polecamy zatem zawieranie pisemnych umów z wolontariuszami, prowadzenie kart ich pracy a także list obecności osób świadczących prace społeczną na rzecz organizacji. 

Więcej na temat dokumentowania pracy wolontariuszy w projektach finansowanych z dotacji na stronie serwisu ngo.pl

 

Jeśli w projekcie występują trudności, opóźnienia, nieoczekiwane zmiany prosimy o pilny kontakt. W trakcie realizacji zadania możliwe są przesunięcia, aneksy itp. Nie należy z tym jednak czekać do sprawozdania tylko konsultować się z komórkami organizacyjnymi w trakcie realizacji zadania, wtedy, gdy pojawiają się trudności.

 

Wszystkim zleceniobiorcom zadań publicznych polecamy także szczegółowy opis i porady związane z rozliczaniem dotacji opublikowane w ogólnopolskim portalu ngo.pl.  

 

Jawność informacji

Zaakceptowane oferty, podobnie jak sprawozdania z realizacji projektów (treść oraz wszelkie załączniki), które otrzymały dofinansowanie ze środków publicznych, jest informacją jawną (z wyj. danych chronionych odrębnymi przepisami, np. dane osobowe uczestników; na podstawie ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic chronionych ustawowo; ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy).

Z uwagi na obszerność dokumentacji związanej szczególnie ze sprawozdawczością, nie jest ona publikowana w BIP Urzędu. Wgląd do dokumentów (na miejscu lub na wniosek) mają wszystkie zainteresowane osoby:

  • Informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej jest udostępniana na wniosek zainteresowanego.
  • Informacja, która może być udzielona niezwłocznie, jest udostępniana w formie ustnej bądź pisemnej bez pisemnego wniosku.

Przypominamy jednocześnie, że wszystkie organizacje otrzymujące dotację ze środków publicznych w związku z realizacją zadań publicznych także obowiązane są prowadzić własny Biuletyn Informacji Publicznej oraz udostępniać zainteresowanym całość dokumentacji związanej z wykorzystaniem otrzymanych środków.

Szerzej o procedurze uzyskiwania informacji publicznej w Urzędzie Marszałkowskim (wzory wniosków o dip). 

 

Skomentuj

Powrót na górę

Skontaktuj się z nami

captcha
Przeładuj

powered by fox contact

Polecane Serwisy

www.lodzkie.pl
www.rpo.lodzkie.pl
www.pokl.lodzkie.pl
                                                     

www.bip.lodzkie.pl
www.ngo.pl
www.pozytek.gov.pl